02IN DETAIL업무 AX 자세히
업무 AX가 도구보다 먼저 막히는 곳
회사에 AI 도구를 도입했는데 직원마다 사용 방식이 다르고, 어떤 자료를 넣어도 되는지 아무도 확신하지 못해 결국 사용하는 사람이 사라지는 일이 있다. 사무 업무를 AI로 바꿀 때 먼저 부딪히는 문제는 도구가 아니라 데이터와 권한이다.
업무 AX가 다루는 데이터는 공장 설비의 신호가 아니라 회사 문서와 업무 기록이다.
업무 AX에서 대상이 되는 일
업무 AX에서 자주 대상이 되는 일은 다음과 같다.
- 영업 리포트 정리
- 계약서 검토
- 고객 문의 분류
- 발주 업무 흐름
먼저 정할 두 가지, 데이터와 권한
데이터 중앙화: 부서별로 흩어진 파일과 시스템 데이터를 한곳에서 찾을 수 있도록 모은다. AI는 찾지 못하는 자료를 근거로 답할 수 없다.
권한 설계: 직무와 직급에 따라 열람할 수 있는 자료를 정한다. 원가, 인사, 계약 조건 같은 민감한 자료가 AI 답변에 섞여 새지 않으려면 사람에게 적용하는 권한을 AI에도 똑같이 적용해야 한다.
업무 AX의 진행 단계
- 진단: 영업·계약·문의·보고서·문서 데이터가 어디에 있는지 파악하고, 자료가 흩어진 곳과 권한이 정해지지 않은 곳을 찾는다.
- 데이터 중앙화와 권한 설계: 데이터를 한곳으로 모으고, 직무·직급별 접근 권한과 자료 간 관계를 설계한다.
- 업무 자동화 구축: 대상 업무를 하나 골라 AI가 처리하는 흐름부터 만든다.
- 결과 보고: 진단과 설계에서 나온 결과, 실행 계획, 성과 비교의 기준선을 문서로 남긴다.
업무 AX 시작 전에 확인할 3가지
- 반복되는 업무 가운데 규칙이 뚜렷한 것을 하나 골랐는가.
- 그 업무에 필요한 자료의 위치를 알고 있는가.
- 그 자료를 볼 수 있어야 하는 사람이 정해져 있는가.
업무 AX는 눈에 띄는 시연보다 데이터와 권한을 정리하는 일에서 출발한다. 자동화할 업무를 고르기 전에 그 업무가 사용하는 자료와 접근 권한부터 확인해야 하는 이유다.
